Was es heißt, ein virtuelles Team zu führen

Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert andere Arbeitstechniken und Vorgehensweisen als bisher gewohnt. In dieser Reihe gebe ich Ihnen Einblicke in einen neuen Bereich, den man durchaus zum Überbegriff „Industrie 4.0“ zählen kann.

Wenn es bei der virtuellen Zusammenarbeit um Leben und Tod gehen würde,…

…und ich nur einen einzigen Still nennen dürfte, dann wäre es dieser: Eine lange Aufmerksamkeitsspanne. Die braucht man als virtuelles Teammitglied, um all den Input auszutauschen, den sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer benötigen.

Um Zeit zu sparen, geschieht dieser Informationsaustausch meist in schriftlicher Form. Sitzt nämlich der Texter gerade an einem Composing, verlängert jede Unterbrechung die Arbeitszeit. Und das würde dem Kunden wohl nicht besonders gut gefallen. Nach jedem Themenwechsel muss sich der Texter wieder neu in sein Composing einfinden, Information möglicherweise noch einmal recherchieren und den vorhin geschriebenen Absatz nochmals durchlesen.

Der Informationsaustausch in virtuellen Arbeitsgruppen geschieht entweder via Mail oder – was noch viel besser ist – auf Project Management Plattformen (z.B. Trello, Slack, Basecamp, Podio). Hier gilt: Jeder Arbeitsschritt sollte vom Auftraggeber im Detail beschrieben werden, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer weiß, was genau von ihm erwartet wird.

Man hat also in beiden Fällen viel zu schreiben oder zu lesen.

Ebenso wichtig wie das genaue Briefing ist die Rückantwort. Wie sonst soll der Auftraggeber wissen, ob der Auftragnehmer das Briefing erhalten und verstanden hat? Was bisher also das mündliche „Check“ war, muss im virtuellen Team immer als schriftliches „Check“ auf das Lesen einer Arbeitsanweisung folgen. Das gilt übrigens ebenso für die Info, wann der Auftragnehmer mit der Arbeit begonnen hat, und wann sie vollständig erledigt wurde. Schriftliches Feedback, welches das virtuelle Teammitglied jederzeit abrufen kann – nämlich dann, wann er die Zeit dafür hat – ist im virtuellen Team von enormer Wichtigkeit. Denn hier arbeiten Freelancer zusammen, die an keine Kernarbeitszeiten gebunden sind.

Ohne diese kurzen schriftlichen Rückantworten läuft Zusammenarbeit daher nur schleppend. Der Auftraggeber wartet dann auf ein Feedback, wird nach einiger Zeit unsicher, ob er das Briefing auch wirklich korrekt abgeschickt hat, sieht nochmal nach, geht sicher, dass es passt, und weiß jetzt nicht, ob der Auftragnehmer schon an dem Projekt dran ist.

Folgende Rückmeldungen sollten daher immer gegeben werden

  • gelesen und verstanden
  • in Bearbeitung
  • erledigt

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2018-10-11T09:51:00+00:00September 9th, 2018|Inhaltsverzeichnis, virtuelle Zusammenarbeit|

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